POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. Datos generales de AUTOMUNDIAL S.A. como responsable del tratamiento de Datos Personales
Razón Social: AUTOMUNDIAL S.A.
El objeto social de LA EMPRESA es la producción y comercialización de productos
de caucho
N.I.T., 860.001.615 - 4
Domicilio: CALLE 13 #47-67
Ciudad: BOGOTÁ D.C.
Teléfono: (571) 420 43 50
Página web: www.automundial.co


2. Objetivo del Tratamiento de Datos Personales
El presente Manual tiene por objeto proteger el derecho constitucional que tienen
todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan
recogido sobre ellas en las bases de datos o archivos de propiedad de
AUTOMUNDIAL S.A., en desarrollo y cumplimiento de su objeto social, así como los
demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refieren los
artículos 15 (derecho a la intimidad) y 20 (derecho a la información) de la
Constitución Política de Colombia.
En este Manual de Políticas de Tratamiento de Datos Personales usted encontrará
los lineamientos legales y corporativos bajo los cuales AUTOMUNDIAL S.A.,

realiza el tratamiento de sus datos, la finalidad, sus derechos como titular, así como
los procedimientos internos y externos que existen para el ejercicio de tales
derechos.
AUTOMUNDIAL S.A., entiende por protección de datos todas aquellas medidas
tomadas a nivel físico, técnico y jurídico para garantizar que la información de los
Titulares –personas naturales- (proveedores, personal de LA EMPRESA,
empleados, ex empleados, clientes, etc.) registrados en la base de datos de la
AUTOMUNDIAL S.A., esté segura de cualquier ataque o intento de acceder a ella
por parte de personas no autorizadas, así como que su uso y conservación sea
adecuado a la Finalidad establecida para la recolección de los Datos Personales.
Este Manual tiene como objetivo dar cumplimiento a la legislación vigente en
materia de protección de datos, en especial a la Ley 1581 de 2012, al Decreto 1377
de 2013, al Decreto 886 de 2014, a la Resolución 886 de 2014 (y a las demás
normas que los modifiquen, adicionen, complementen o desarrollen).


3. A quién se dirige la política de tratamiento de datos personales
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales está dirigida todas las
personas naturales que tengan o hayan tenido alguna relación con AUTOMUNDIAL
S.A., a saber, empleados, ex empleados, clientes, proveedores, tanto activos como
inactivos o cualquier tercero cuyos Datos Personales se encuentran incluidos en las
Bases de Datos de LA EMPRESA.


4. Ámbito de aplicación
El ámbito de aplicación de este Manual de conformidad con la Ley 1581 de 2012,
serán los datos de personas naturales registrados en todas las base de datos de
propiedad de AUTOMUNDIAL S.A., o cuyo tratamiento ha sido encargado a éstas.
El presente Manual aplicará al tratamiento de datos personales efectuados en el
territorio colombiano o cuando AUTOMUNDIAL S.A., en su calidad de Responsable
o Encargado del Tratamiento de los Datos, dejare de estar domiciliada en el

territorio nacional y le sea aplicable la legislación colombiana en virtud de normas y
tratados internacionales.
El régimen de protección de datos personales que se establece en el presente
Manual no será de aplicación de:
a) Las bases de datos o archivos mantenidos en un ámbito exclusivamente
personal o doméstico. Cuando estas Bases de Datos o archivos vayan a ser
suministrados a terceros se deberá, de manera previa, informar al Titular y
solicitar su autorización. En este caso los Responsables y Encargados de las
bases de datos y archivos quedarán sujetos a las disposiciones contenidas en la
ley de Habeas Data.
b) Las Bases de Datos y archivos que tengan por finalidad la seguridad y defensa
nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de
activos y el financiamiento del terrorismo.
c) Las Bases de Datos que tengan como fin y contengan información de
inteligencia y contrainteligencia.
d) Las Bases de Datos y archivos de información periodística y otros contenidos
editoriales.
e) Las Bases de Datos y archivos regulados por la Ley 1266 de 2008.
f) Las Bases de Datos y archivos regulados por la Ley 79 de 1993.


5. Definiciones importantes en el tratamiento de los datos

Para la interpretación de las políticas y aplicación a las reglas contenidas en este
Manual, le pedimos tener en cuenta las siguientes definiciones:
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para
llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el
Responsable (siendo el responsable AUTOMUNDIAL S.A.), dirigida al Titular
para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa
acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le
serán aplicables, la forma de acceder a las mismas, y las finalidades del
Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de
Tratamiento.
• Causahabientes de los datos: persona que ha sucedido a otra por causa del
fallecimiento de ésta (heredero)
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o
varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato Privado: El dato privado es el dato que por su naturaleza íntima o
reservada sólo es relevante para el titular.
• Dato Semiprivado: El dato semiprivado es aquel que no tiene naturaleza
íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede
interesar no sólo a su titular sino a cierto sector personas o a la sociedad en
general, como el dato financiero y crediticio.
• Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son
considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de
las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor
público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre
otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales
y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a
reserva.
• Datos Sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo
uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que
revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones
religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de
derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o
que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así
como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
• Datos Biométricos: Son aquellos rasgos físicos, biológicos o de
comportamiento de un individuo que lo identifican como único del resto de la
población como Huellas dactilares, Análisis del ADN.
• Empleado: Persona natural que en virtud de un contrato de trabajo se obliga a
prestar un servicio personal a otra persona natural o jurídica, bajo la
continuada dependencia o subordinación de la segunda y mediante
remuneración.

• Ex empleado: Persona natural que estuvo vinculada laboralmente con LA
EMPRESA.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que
por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales
por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada,
que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el
Tratamiento de los Datos.
• Política de Tratamiento: Se refiere al presente documento, como política de
tratamiento de datos personales aplicada por LA EMPRESA de conformidad
con los lineamientos de la legislación vigente en la materia.
• Proveedor / Marca: Para los efectos de este documento, toda persona natural
o jurídica que preste algún servicio a LA EMPRESA en virtud de una relación
contractual.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento,
sea empleados, ex empleados, proveedores, clientes tanto activos como
inactivos de LA EMPRESA o cualquiera que suministre datos personales a LA
EMPRESA.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos
personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o
supresión.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable
y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia,
envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es
Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de
los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando
tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta
del Responsable.
• Visitante: persona (s) que están en un lugar por una duración inferior a 8 horas
sin ejercer una actividad que se remunere en el lugar visitado.
6. Principios rectores para el tratamiento de datos personales

La Ley 1581 establece en el Artículo 4 que los siguientes principios son rectores del
Tratamiento de sus Datos Personales y que AUTOMUNDIAL S.A., como entidad
respetuosa de la ley acatará:
• Principio de Legalidad: El Tratamiento de los datos personales es una actividad
reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 en el Decreto
1377 de 2013 y en las demás disposiciones que las desarrollen.
• Principio de Finalidad: El Tratamiento de los datos personales debe obedecer a
una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser
informada al Titular.
• Principio de Libertad: El Tratamiento de los datos personales sólo puede
ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos
personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en
ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser
veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el
Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del
Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del
Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la
existencia de datos que le conciernan.
• Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a los
límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones
de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por
personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los
datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en
Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso
sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los
Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

• Principio de Temporalidad del dato: agotada la finalidad para la cual fue
recolectado y/o tratado el dato personal, el responsable o encargado cesará su
uso.
• Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable
del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas
técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a
los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no
autorizado o fraudulento.
• Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el
Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están
obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada
su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo
sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello
corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos
de la misma.
Deber de información: AUTOMUNDIAL S.A. informará a los titulares de los datos
personales, así como a los responsables y encargados del tratamiento, del régimen
de protección de datos adoptado, así como la finalidad y demás principios que
regulen el tratamiento de esos datos. Las empresas de AUTOMUNDIAL S.A.,
informará además, sobre la existencia de las bases de datos de carácter personal
que custodien, los derechos y el ejercicio del habeas data por parte de los titulares
procediendo al registro que exige la ley


7. Bases de Datos

7.1. Bases de Datos en las que AUTOMUNDIAL S.A., actúa como responsable y encargada del tratamiento
En el Tratamiento de los datos contenidos en las siguientes Bases de Datos, las
empresas de AUTOMUNDIAL S.A. actúa tanto en calidad de “Responsables”, toda
vez que son quienes recaudan la información y toman las decisiones sobre el

Tratamiento de los datos, como en calidad de “Encargadas”, en la medida en que
son quienes realizan el Tratamiento de los datos.
A continuación se mencionan las Bases de Datos sobre las cuales AUTOMUNDIAL
S.A. realiza tratamiento de información personal:

7.2. BASE DE DATOS DE CLIENTES
7.2.1. Descripción

Esta base de datos corresponde a los potenciales destinatarios de los productos
y/o servicios que vende LA EMPRESA y a la información de los clientes quienes
adquieren los diferentes bienes y servicios.

7.2.2. Contenido
Esta base de datos contiene la siguiente información personal: Nombre Completo,
empresa, dirección, correo electrónico, cédula de ciudadanía, teléfono celular,
teléfono fijo.


7.2.3. Finalidad

Permitir a LA EMPRESA cumplir apropiadamente con su objeto social de
producción y comercialización de productos de caucho garantizando un buen
producto y todos los servicios integrales que ofrece a sus clientes


7.2.4. Forma en que se recopilan los datos
A través de eventos que realiza LA EMPRESA se recopilan los datos y a través de la
solicitud de crédito.


7.2.5. Tratamiento

La información personal contenida en esta base de datos es objeto de recolección,
procesamiento, almacenamiento y uso. La información obtenida por la empresa se
utiliza para mantener la relación comercial con el cliente
La empresa cuenta con medidas de seguridad para salvaguardar la información.
El archivo digital está contenido en un aplicativo de desarrollo propio, al cual se
ingresa mediante un usuario (login) y contraseña de manera personal y tiene
niveles de acceso de acuerdo al perfil de usuario.


7.2.6. Vigencia
Teniendo en cuenta que debe ponérsele una temporalidad a la base de datos
atada a su finalidad, se sugiere establecer un término mientras dura la relación
comercial con el cliente más un periodo adicional de 10 años. Para nuestro caso
solamente se cambiaría el estado del cliente
Si en un caso individual, existen indicios de una necesidad de protección o de
interés histórico de estos datos, se prolongará el plazo de almacenamiento de
estos datos hasta que se haya aclarado la necesidad legal de protección.

7.3. BASES DE DATOS DE EMPLEADOS Y EX EMPLEADOS

7.3.1. Descripción:
Esta Base de Datos contiene la información que se recolecta sobre los empleados
directos y estudiantes en práctica, y empleados en misión vinculados a través de
empresa servicios temporales. Esta información es administrada por el área de
Gestión Humana, outsourcing empresas de suministro de personal. La cual se
administra en forma digital y física.

7.3.2. Contenido:

La información personal contenida en esta Base de Datos incluye los siguientes
datos personales: nombre, apellidos, cédula de ciudadanía, fecha y lugar de
expedición, fecha y lugar de nacimiento, edad, sexo, estado civil, lugar de
residencia, dirección, teléfono fijo y celular, ciudad, libreta militar, correo
electrónico personal, sueldo, fecha de ingreso, fecha de examen médico, fondo de
pensiones, E.P.S., fondo de cesantías, datos de familiares incluidos los niños, niñas y
adolescentes en el primer grado de consanguinidad, registros fotográficos y
registro biométrico (huella), ocupación, cargo, información académica formal y
certificada, nivel de estudios, título obtenido, fecha de ingreso, fecha de
terminación, nombre de la institución, otros estudios, idiomas, experiencia laboral,
condiciones médicas especiales cargo desempeñado, nombre de la empresa,
salario, teléfono, nombre del jefe inmediato, fecha de inicio, fecha de retiro, datos
de la persona a contactar en caso de emergencia, nombre, parentesco, empresa,
cargo, sección, tipo de vinculación, jornada laboral, salario básico, número de
cuenta bancaría para nómina, entidad bancaria y ciudad.

7.3.3. Forma en que se recopilan los datos
El área de Gestión Humana recoge la información contenida en esta base de datos
del proceso de contratación de personal, de la hoja de vida y del examen médico.
Los Datos son solicitados a los Titulares a través del Contrato laboral para el
personal directo, para el personal contratado en misión a través de la empresa de
servicios temporales (se baja información de la nube).

7.3.4. Finalidad
Los datos anteriormente mencionados únicamente se recopilan con el fin de
cumplir con las obligaciones derivadas del contrato laboral, dentro de los que
están, la atención de solicitudes, la generación de certificados y constancias, la
afiliación a las entidades del Sistema de Protección Social, la realización de
actividades de Bienestar Laboral, el levantamiento de registros contables, los
reportes a autoridades de control y vigilancia, la adopción de medidas tendientes a

la prevención de actividades ilícitas, pagar impuestos, comunicación en caso de
ausencia, entre otros fines administrativos, comerciales y de contacto.
Los datos sensibles como la huella, se utilizan para el registro de ingreso y salida
del personal operativo y el grupo sanguíneo u otra información relacionada con la
salud del trabajador, se utiliza en casos de emergencia, o para el reporte ante las
entidades del Sistema de Seguridad Social en Salud.

7.3.5. Tratamiento
El tratamiento que recibe esta base de datos por parte de LA EMPRESA en su
condición de responsable y encargada incluye la recolección, el almacenamiento y
el uso. Los datos también son utilizados para enviar reportes a las entidades
administrativas que lo soliciten, con base en las normas del Sistema de Seguridad
Social y complementarias.
Los datos de empleados se encuentran contenidos en la plataforma del Outsorcing
y en físico en el área asignada para archivo de hojas de vida de Gestión Humana de
LA EMPRESA. Siendo el responsable de la información Automundial y encargado el
outsorcing.
Sobre las medidas de seguridad, la empresa tiene medidas de seguridad para la
protección de la información personal y de la base de datos. La información física
está contenida en archivadores bajo llave custodiados por el outsorcing que
maneja la nómina directa.
La información del personal en misión se encuentra bajo llave en archivadores
custodiados por administración de personal de Automundial.
El archivo inactivo está en un área cerrada dentro de las instalaciones de
Automundial bajo llave. El encargado de este archivo es Administración de
personal de Automundial
La información digital es manejada por el outsorcing y el suministro de la
información es encriptada.

7.3.6. Vigencia
Nuestra recomendación es que esta Base de Datos se encuentre vigente mientras
exista la relación laboral entre el empleado y LA EMPRESA, y por diez (10) años más
contados a partir de la fecha de liquidación del contrato. Sin embargo, para el tema
de aportes a pensiones esta información se debe conservar por 90 años. Así mismo
se debe conservar la información en un archivo histórico de las personas que han
estado vinculadas a LA EMPRESA.

7.4. BASE DE DATOS DE PROVEEDORES

7.4.1. Descripción
Esta base de datos corresponde a la información personal que se recolecta sobre
las personas naturales proveedores de bienes y servicios que suministran bienes o
prestan servicios a LA EMPRESA.


7.4.2. Contenido
Esta base de datos contiene la siguiente información: nombre de la persona,
número de identificación, teléfono, correo electrónico, dirección de contacto,
persona de contacto, la actividad económica e información tributaria y cuenta
bancaria para pagos.


7.4.3. Forma en que se recopilan los datos
La información es recolectada a través del formulario de inscripción o actualización
de proveedores en forma física o digital.


7.4.4. Finalidad

La información contenida en esta base de datos tiene por finalidad crear al
proveedor en el sistema de LA EMPRESA, cumplir con las obligaciones derivadas
del contrato comercial, realizar pagos, realizar transferencias bancarias asociadas a
los servicios prestados a LA EMPRESA, llevar un control de los proveedores,
registrar las facturas de los servicios o productos adquiridos, llevar control de
pagos y de niveles de compras, enviar reportes a DIAN, y a la Secretaria de
Hacienda Departamental y en general entidades tributarias, de conformidad con lo
dispuesto en la normatividad colombiana y contactarlos para contratar de nuevo.
También se utiliza para dar cumplimiento a las obligaciones contraídas con
proveedores, así como la selección, evaluación y reevaluación de los proveedores.

7.4.5. Tratamiento
La información personal contenida en esta base de datos es objeto de recolección,
de procesamiento, de almacenamiento y de uso.
Sobre las medidas de seguridad la empresa tiene control de acceso al archivo físico
y digital.
El Archivo físico está contenido en un archivador con llave, en el cual la información
está organizada en carpetas en orden alfabético, de aquellos proveedores de
productos o servicios de alto impacto para la EMPRESA y que requieren ser
evaluados; y a la cual solo tienen acceso los integrantes del área de compras.

7.4.6. Vigencia
Teniendo en cuenta que debe ponérsele una temporalidad a la base de datos, se
sugiere establecer un término mientras dura la relación comercial más un periodo
adicional de 10 años. Adicionalmente, es importante unificar la temporalidad de
esta base de datos con las Políticas de Archivo de La EMPRESA de manera tal que
ambas políticas sean concordantes entre sí.


7.5. BASE DE DATOS DE VISITANTES.

7.5.1. Descripción
Esta base contiene el registro de las personas que ingresan a las instalaciones de
LA EMPRESA


7.5.2. Contenido
Esta base de datos contiene la siguiente información: fecha, hora de ingreso, hora
de salida, entidad a la que pertenece, nombre de la persona, número de
identificación, nombre de contacto, número de teléfono de contacto, EPS y ARL,
persona o área a la que visita, Para el caso de la persona de contacto se tiene el
teléfono.

7.5.3. Finalidad
Preservar la seguridad en las instalaciones y control de las personas que ingresan como visitantes y/o contratistas
La base de datos es guardada por el proceso de Recursos Humanos a través de la
dirección del Sistema Integrado de Gestión, quien dentro de la norma RUC solicita
que se genere un registro de visitantes y contratistas que garantice que su
seguridad dentro de las instalaciones sea preservada y dar indicaciones de
seguridad mientras este en permanencia dentro de las instalaciones de la empresa.


7.5.4. Forma en que se recopilan los datos
Se diligencia la planilla de ingreso digital, por el personal encargado.


7.5.5. Tratamiento
El tratamiento que recibe esta base de datos por parte de LA EMPRESA en su
condición de responsable y encargada incluye la recolección, el almacenamiento y
el uso en caso de emergencia.

Sobre las medidas de seguridad la empresa tiene control de acceso al archivo físico
y digital, el físico es almacenado en el archivo del área de Recursos Humanos y la
digital es archivada por el área de seguridad de la empresa.

7.5.6. Vigencia
La base de datos tiene vigencia tres meses

8. Autorización del titular para el tratamiento de datos
De acuerdo al artículo 5 del Decreto 1377 de 2013, LA EMPRESA como
Responsable del Tratamiento ha elaborado un formato de “Autorización para el
Tratamiento de Datos Personales” y ha adoptado procedimientos para
solicitarle, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos personales,
su autorización para el Tratamiento de los mismos e informarle cuáles son los
datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades específicas
del Tratamiento para las cuales se obtiene su consentimiento.
Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con
independencia del medio por el cual se tenga acceso, pueden ser tratados por LA
EMPRESA, siempre y cuando, por su naturaleza, sean Datos Públicos.
Se entenderá que la autorización otorgada por el Titular a LA EMPRESA, cumple
con los requisitos exigidos en la legislación vigente aplicable, cuando ésta se
manifieste:
• Por escrito • De forma oral • Mediante conductas inequívocas del Titular que
permitan concluir de forma razonable que éste otorgó a LA EMPRESA la
autorización respectiva. En ningún caso su silencio será asimilado por LA EMPRESA
como una conducta inequívoca.
LA EMPRESA ha establecido canales para que usted, como Titular de sus datos,
pueda en todo momento solicitar como Responsable o Encargado del Tratamiento,

la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización que nos ha
otorgado para el Tratamiento de los mismos.

9. Autorización del titular para el tratamiento de los datos sensibles
En el Tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho Tratamiento sea
posible conforme a lo establecido en el Artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, LA
EMPRESA cumplirá con las siguientes obligaciones:


9.1. Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.


9.2. Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos
generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato
personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y
la finalidad de su Tratamiento, y además obtener su consentimiento expreso.
Ninguna de las actividades que realiza LA EMPRESA está ni estará condicionada a
que usted como Titular suministre sus datos personales sensibles.
10. Uso y finalidad del tratamiento de datos personales
LA EMPRESA como entidad respetuosa de la privacidad de las personas reconoce
que el Titular de los datos personales tiene derecho a contar con elementos
adecuados que garanticen la misma, teniendo en todo caso para ello en cuenta sus
responsabilidades, derechos y obligaciones.
En virtud de la relación que se ha establecido o se establezca entre el Titular de los
datos personales y LA EMPRESA, es importante que él conozca que LA EMPRESA
recolecta, registra, almacena, usa sus datos personales, para su propio uso con los
propósitos que fueron solicitados o por requerimientos de las entidades públicas.

Los Datos Personales de los Titulares son utilizados por LA EMPRESA para:
• Ejecutar las actividades propias de LA EMPRESA para cumplir su objeto social,
todo lo cual se hará con base en la finalidad de la Base de Datos en la que reposan
los Datos Personales de los Titulares.
• Ofrecerle los productos, servicios y o beneficios que buscan satisfacer las
necesidades de los Titulares, o los productos y servicios de LA EMPRESA, lo cual
puede hacerse por medios físicos o a través de correos electrónicos y/o terminales
móviles.
• Enviar la información a entidades gubernamentales por exigencia legal.
• Consultar información en las listas de control (Listas Nacionales e Internacionales),
consultar a la CIFIN, a las centrales de información, Lista Clinton, Procuraduría,
Contraloría, Policía Nacional, DIJIN con el fin de preservar la confianza y
transparencia entre el Titular de los Datos y LA EMPRESA
• Soportar procesos de auditoría externa e interna.
• Para la ejecución de procesos de índole judicial y extrajudicial en los casos
permitidos por los Estatutos y Reglamentos de LA EMPRESA.
• Registrar la información de Empleados, ex empleados, proveedores, clientes
(activos e inactivos) en las bases de datos de LA EMPRESA, para el envío de
información contractual, comercial y obligacional a que hubiere lugar.
• Para verificación de referencias de empleados, ex empleados, proveedores,
clientes (activos e inactivos) en las bases de datos.
• Respecto de la recolección y tratamiento de datos realizados mediante
mecanismos automatizados con el objeto de generar registros de actividad de los
visitantes y registros de audiencia LA EMPRESA, sólo podrá utilizar dicha
información para la elaboración de informes que cumplan con los objetivos

señalados. En ningún caso podrá realizar operaciones que impliquen asociar dicha
información a algún usuario identificado o identificable.
Los Datos Personales serán utilizados por LA EMPRESA sólo para los propósitos
aquí señalados, por lo tanto, LA EMPRESA no venderá, licenciará, transmitirá o
divulgar los Datos Personales, salvo que:
• El Titular autorice expresamente a hacerlo
• Su información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición,
desinversión u otro proceso de restructuración de LA EMPRESA
• Sea permitido por la ley.
Para el manejo interno de los Datos, éstos podrán ser conocidos por el personal
autorizado de LA EMPRESA, lo cual incluye la Asamblea General de Accionistas, la
Junta Directiva, la Revisoría Fiscal, la Presidencia, las Vicepresidencias y las
Gerencias.
LA EMPRESA podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de
determinadas funciones o información. Cuando ello ocurra, dichos terceros estarán
obligados a proteger los Datos Personales en los términos exigidos por la ley y en
su condición de Encargados del manejo de las Bases de Datos de LA EMPRESA.
En el caso de transmisión de datos personales, LA EMPRESA suscribirá el contrato
de transmisión a que haya lugar en los términos del Decreto 1377 de 2013.
Igualmente, LA EMPRESA podrá transferir o transmitir (según corresponda),
guardando las debidas medidas de seguridad, los datos personales a otras
entidades en Colombia o en el extranjero para la prestación de un mejor servicio,
de conformidad con las autorizaciones que hayan sido otorgadas por los Titulares
de los datos personales.
Una vez cese la necesidad de Tratamiento de los Datos Personales, los mismos
serán eliminados de las bases de datos de LA EMPRESA en términos seguros.
11. Aviso de Privacidad

Esta leyenda se encuentra impresa en todos los formularios o documentos por
medio de los cuales se recolecta información de los proveedores, trabajadores,
clientes y demás titulares de los datos personales que maneja LA EMPRESA.
Cuando se recolectan de manera verbal, esta leyenda es comunicada al Titular de
igual forma, y de la autorización se deja constancia a través de medios técnicos
dispuestos para el efecto.

AVISO DE PRIVACIDAD:

AUTOMUNDIAL S.A., declara que protege los datos personales suministrados por
los titulares en virtud de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 e informa a éstos que
los datos personales serán utilizados en los términos dados en la autorización por el
titular del dato.
Los datos personales suministrados por el Titular serán utilizados por LA EMPRESA
para los fines previstos en este Manual para el Tratamiento de Datos Personales
Los datos serán objeto de recolección, almacenamiento, actualización, y copia de
seguridad de conformidad con lo previsto en la política de datos personales.
El Responsable y Encargado del Tratamiento de los datos será AUTOMUNDIAL S.A.,
El tratamiento podrá realizarse directamente por LA EMPRESA o por el tercero que
esta determine.
Vigencia de los datos: Sus datos se mantendrán almacenados de acuerdo con lo
dispuesto en el Manual para el Tratamiento de Datos Personales
El Titular tiene derecho a conocer, actualizar, rectificar, revocar, solicitar la supresión,
presentar quejas y reclamos y demás derechos contenidos en la ley 1581 de 2012 y
sus Decretos Reglamentarios, respecto de los datos suministrados.

El titular puede conocer el Manual Interno de Políticas y Procedimientos para el
Tratamiento de los Datos de LA EMPRESA a través del siguiente link:
www.automundial.co
Los datos de contacto de LA EMPRESA son:
Teléfono: (571) 420 43 50
E-mail: auto-habeas-data@automundial.com.co
Dirección: CALLE 13 #47-67 BOGOTÁ D.C.
Dependencia Encargada: Área de Servicio al Cliente.
AUTORIZACIÓN:

Para la página web:
AUTOMUNDIAL S.A., declara que protege los datos personales de conformidad con
lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012.
Con la firma de esta autorización usted declara que todos los datos aquí contenidos
son exactos y veraces. Los datos personales suministrados por Usted son utilizados
por nosotros para la venta y prestación de nuestros servicios, atender peticiones,
evaluar la calidad de nuestros productos y servicios, información comercial sobre
nuevos productos o servicios, llevar a cabo campañas publicitarias, promociones o
concursos de acuerdo con nuestra política de privacidad que podrá ser consultada en
el siguiente www.automundial.co
A través de este (CLICK) usted acepta haber leído y comprendido nuestra Política de
Datos Personales y por ende, acepta libremente el tratamiento que le daremos a sus
datos personales, que incluye almacenar, procesar, disponer, así como transferir
dichos a las personas naturales o jurídicas de acuerdo con las finalidades y
condiciones mencionadas en nuestra Política de Privacidad.

Firma________________ Fecha: _______________

Guión de tele mercadeo:
Esta llamada será gravada para garantizar la calidad del servicio
Apreciado cliente. Los datos personales suministrados por usted, serán utilizados de
conformidad con nuestras políticas de privacidad que se encuentran en nuestra
página web:
www.automundial.co
De conformidad con nuestras políticas ¿Autoriza usted, que LA EMPRESA le dé
tratamiento a sus datos personales?
Respuesta: Sí (se puede continuar con la recolección de los datos)
Respuesta: No (no se puede continuar con la recolección de los datos)

12. Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato
De acuerdo al artículo 8 del Decreto 1377, LA EMPRESA ha dispuesto un
mecanismo gratuito y ágil a través del cual el Titular puede en todo momento, y
siempre que no medie un deber legal o contractual que así lo impida, solicitar a LA
EMPRESA la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización que ha
otorgado para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de una
solicitud (Ver capítulo 14 de este Manual).
Si vencido el término legal respectivo, LA EMPRESA no inactiva sus datos
personales de las bases de datos, el Titular tendrá derecho a solicitar a la
Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la
autorización y/o la supresión de los datos personales.

13. Derechos de los titulares de los datos

La Ley 1581 de 2012, en su artículo 8, establece los siguientes derechos que le
asisten al Titular en relación con sus datos personales:
a. Conocer, actualizar, cancelar y rectificar sus datos personales frente a los
Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se
podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos,
fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente
prohibido o no haya sido autorizado.
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento
salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
c. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del
Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos
personales.
d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por
infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y en las demás normas que la
modifiquen, adicionen o complementen.
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el
Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y
legales.
f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de
Tratamiento.
Los canales que existen en LA EMPRESA para el ejercicio de sus derechos como
Titular de los datos se encuentran previstos en el Capítulo 14 del presente Manual.
14. Procedimiento para el ejercicio de los derechos de los titulares de
datos
Según el artículo 20 del Decreto 1377, los derechos de los Titulares establecidos en
la Ley 1581, podrán ser ejercidos ante LA EMPRESA por las siguientes personas:
a. Por el Titular de los datos, quien deberá acreditar ante LA EMPRESA su
identidad en forma suficiente por los distintos medios o mecanismos que tenemos
a su disposición.
b. Por los causahabientes del Titular de los datos, quienes deberán acreditar tal
calidad ante LA EMPRESA.

c. Por el representante y/o apoderado del Titular de los datos, previa acreditación
ante LA EMPRESA de la representación o apoderamiento.
d. Por estipulación a favor de otro o para otro. De acuerdo con lo previsto en la ley
1581, en sus artículos 14 y 15, para el ejercicio de cualquiera de los derechos que le
asisten como Titular de los datos, usted podrá utilizar ante LA EMPRESA
cualquiera de los mecanismos que se establecen a continuación:
1. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS: Los Titulares, sus causahabientes, sus
representantes o apoderados, podrán consultar la información personal del Titular
que repose en las base de datos de LA EMPRESA.
1.1 LA EMPRESA como Responsable y/o Encargada del Tratamiento suministrará
la información solicitada que se encuentre contenida la base de datos o la que esté
vinculada con la identificación del Titular. El titular acreditará su condición
mediante copia del documento pertinente y de su documento de identidad que
podrá suministrar en medio físico o digital, en caso de que el titular esté
representado por un tercero, deberá allegarse el respectivo poder, que deberá
contener el respectivo contenido ante notario, el apoderado deberá igualmente
acreditar su identidad en los términos indicados.
1.2 La consulta se formulará a través de los canales que para dicho efecto han sido
habilitados por LA EMPRESA y en especial a través de comunicación escrita o
electrónica, dirigida a la dependencia y persona indicada en el capítulo 18 del
presente Manual. La consulta será atendida por LA EMPRESA en un término
máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la
misma.
1.3 Cuando no fuere posible para LA EMPRESA atender la consulta dentro de
dicho término, lo informará al interesado, expresando los motivos de la demora y
señalando la fecha en que atenderá su consulta, la cual en ningún caso superará los
cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
1.4 Se podrán consultar de forma gratuita los datos personales al menos una vez
cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las
Políticas establecidas en este Manual que motiven nuevas consultas.

1.5 Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, LA
EMPRESA podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso,
certificación de documentos.
2. PROCEDIMIENTO PARA RECLAMOS: Los Titulares, sus causahabientes, sus
representantes o apoderados, que consideren que la información que se encuentra
contenida en las bases de datos de LA EMPRESA debe ser objeto de corrección,
actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de
cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante
LA EMPRESA como Responsable y/o Encargada del Tratamiento, el cual será
tramitado bajo las siguientes reglas:
2.1 El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida a LA EMPRESA, con
la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo,
la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
2.2 Al reclamo deberá adjuntarse fotocopia del documento de identificación del
Titular de los datos.  El reclamo se formulará a través de los canales que para
dicho efecto han sido habilitados por LA EMPRESA, y se dirigirá a la dependencia y
a la persona indicada en el capítulo 18 del presente Manual.
2.3 Si el reclamo resulta incompleto, LA EMPRESA requerirá al interesado dentro
de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane
las fallas.
2.4 Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento realizado por LA
EMPRESA, sin que el solicitante presente la información requerida, LA EMPRESA
entenderá que se ha desistido del reclamo.
2.5 En caso que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará
traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e
informará de la situación al interesado.
2.6 Una vez LA EMPRESA reciba el reclamo completo, incluirá en la base de datos
una leyenda que indique: "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un

término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta
que el reclamo sea decidido.
2.7 El término máximo para atender el reclamo por parte de LA EMPRESA será de
quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
2.8 Cuando no fuere posible para LA EMPRESA atender el reclamo dentro de
dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en
que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días
hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
3. CANALES HABILITADOS: Los derechos de los titulares podrán ser ejercidos por las
personas antes señaladas a través de los canales que han sido habilitados por LA
EMPRESA para dicho efecto, los cuales se encuentran a su disposición de forma
gratuita, así:

3.1 A través de la dirección de correo electrónico: auto-habeas-
data@automundial.com.co; Esta dirección de correo electrónico está siendo

protegida contra los robots de spam.
• A través de la página web de LA EMPRESA: www.automundial.co
• A través del conmutador DE LA EMPRESA: (571) 420 43 50 en la ciudad de
Bogotá, Servicio al Cliente en el horario: De Lunes a Viernes entre de 07:30
a.m. a 5:30 p.m. el cual sólo estará habilitado para el trámite de consultas, o;
• en la siguiente dirección: CALLE 13 #47-67 BOGOTÁ D.C., - Colombia

15. Deberes de LA EMPRESA como responsable y encargado del
tratamiento
El artículo 17 de la ley 1581, establece los siguientes deberes para LA EMPRESA,
como Responsable del Tratamiento de los datos titulares de los mismos:
a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de
hábeas data;

b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva
autorización otorgada por el Titular;
c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los
derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para
impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento;
e. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento
sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del
Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya
suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información
suministrada a este se mantenga actualizada;
g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al
Encargado del Tratamiento;
h. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo
Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
i. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las
condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley;
k. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el
adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y
reclamos;
l. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se
encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la
reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
m. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
n. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones
a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información
de los Titulares;
o. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de
Industria y Comercio;

El artículo 18 de la ley 1581, establece los siguientes deberes para LA EMPRESA,
como Encargado del Tratamiento de sus Datos Personales, sin perjuicio de las
demás disposiciones previstas en dicha ley y en otras que rijan su actividad:
a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de
hábeas data;
b. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para
impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento;
c. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos;
d. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro
de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
e. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos
señalados en la ley y en este Manual;
f. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el
adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y
reclamos por parte de los Titulares;
g. Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que
se regula en la ley;
h. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una
vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales
relacionados con la calidad del dato personal;
i. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y
cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y
Comercio;
j. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener
acceso a ella;
k. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten
violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la
información de los Titulares;
l. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de
Industria y Comercio.
16. Medidas de seguridad aplicadas al tratamiento de las bases de datos

Se protege la información mediante mecanismos que conservan su
confidencialidad, integridad y disponibilidad, utilizando los siguientes mecanismos:
• Protección de acceso a los datos mediante contraseñas y roles de diferentes
niveles de autoridad.
• Protección de las contraseñas mediante encriptación
• Aseguramiento del nivel de complejidad de las contraseñas de los usuarios.
• Procedimientos de recuperación
• Otros mecanismos específicos.
17. Prohibiciones
En desarrollo de esta norma de seguridad de la información personal, se establecen
las siguientes prohibiciones y sanciones como consecuencia de su incumplimiento.
• AUTOMUNDIAL S.A. prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación,
almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter
sensible sin autorización del titular del dato personal.
• Incurrir en esta prohibición por parte de los empleados de AUTOMUNDIAL S.A.,
acarreará las sanciones a que haya lugar de conformidad con la ley.
• AUTOMUNDIAL S.A. prohíbe la cesión, comunicación o circulación de datos
personales, sin el consentimiento previo, escrito y expreso del titular del dato. La
cesión o comunicación de datos personales deberá ser inscrita en el registro
central de datos personales y contar con la autorización del custodio de la base
de datos.
• AUTOMUNDIAL S.A. prohíbe el acceso, uso, cesión, comunicación, tratamiento,
almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter
sensible que llegaren a ser identificados en un procedimiento de auditoría en
aplicación de la norma sobre el buen uso de los recursos informáticos para estos
fines.
Los datos sensibles que llegaren a identificarse en el proceso de auditoría, serán
informados al usuario del recurso informático, con el fin de que este proceda a
eliminarlos; de no ser posible esta opción, AUTOMUNDIAL S.A. procederá a
eliminarlos de manera segura.

• AUTOMUNDIAL S.A. prohíbe a los destinatarios de esta Norma cualquier
tratamiento de datos personales que pueda dar lugar a alguna de las conductas
descritas en la ley de delitos informáticos 1273 de 2009. Salvo que se cuente con
la autorización del titular del dato.
• AUTOMUNDIAL S.A. prohíbe el tratamiento de datos personales de niños y
adolescentes menores de edad. Todo tratamiento que se llegare a hacer
respecto de los datos de los menores, se deberán asegurar los derechos
prevalentes que la Constitución Política reconoce a estos, en armonía con el
Código de la Infancia y la Adolescencia. En casos de tratamiento de estos datos
la autorización deberá ser otorgada por los representantes legales, según el
caso.
18. Designación de dependencia o persona encargada del trámite para
que el titular de los datos ejerza sus derechos de peticiones, consultas
y reclamos.
La responsabilidad en el adecuado tratamiento de los datos personales al interior
de LA EMPRESA, está en cabeza de todos los empleados. En consecuencia, al
interior de cada área que maneje los procesos de negocios que involucren
tratamiento de datos personales, deberán adoptar las reglas y procedimientos para
la aplicación y cumplimiento de la presente norma, dada su condición de custodios
de la información personal que está contenida en los sistemas de información de
LA EMPRESA.
La dependencia encargada de tramitar las consultas, quejas, reclamos y peticiones
relacionados con el tratamiento y protección de los datos personales de
trabajadores, clientes, proveedores, y demás titulares de los datos personales que
maneja LA EMPRESA en sus bases de datos, será el área de Servicio al cliente.
La persona(s) encargada(s) será(n):
Nombre: Ximena Morales
Teléfono: (571) 420 43 50
Mail : auto-habeas-data@automundial.com
Dirección: CALLE 13 #47-67 BOGOTÁ D.C.

Página web: www.automundial.co

19. Modificación de la Política de tratamiento
AUTOMUNDIAL S.A., informará a sus titulares en caso de presentarse cambios
sustanciales en el contenido de este Manual de Políticas de Tratamiento de Datos
Personales, referidos a la identificación del Responsable y/o Encargado y a la
finalidad del Tratamiento de sus datos personales, los cuales puedan afectar el
contenido de la autorización que los titulares han otorgado AUTOMUNDIAL S.A.,
asimismo, le comunicará a los titulares sobre dichos cambios antes o a más tardar
al momento de la implementación de las nuevas políticas.
Además, cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento de los datos
personales, LA EMPRESA obtendrá una nueva autorización de parte de los
titulares. Para ello hemos dispuesto en el sitio web: www.automundial.co a través
del cual se le informará sobre el cambio y se pondrá a su disposición la última
versión de este manual o los mecanismos habilitados por LA EMPRESA para
obtener una copia de la misma.

20. Entrada en vigencia de la política de tratamiento
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales fue actualizado el (10) del
mes de mayo del año 2017 y empieza a regir a partir del día once (11) de mayo del
año 2017.